Overzicht houden voorkomt dat je alles in je hoofd moet onthouden. Zonder een duidelijk overzicht sluipt er een soort achtergrondstress in: heb ik nog iets openstaan? Ben ik iets vergeten? Stan neemt dat onthouden van je over, zodat je hoofd leeg kan blijven en je gewoon kunt vertrouwen op wat er op het scherm staat. Het geeft je ook grip op je cashflow: je ziet ruim van tevoren wat er de komende weken aan geld uitgaat, in plaats van dat je er pas achter komt op het moment dat het al moet.

Een vaste betaaltermijn van 4 weken of 1 maand voelt voor sommigen misschien ongebruikelijk: "moet ik niet gewoon meteen betalen zodra een factuur binnenkomt?" Dat is juist niet nodig, en zelfs niet gebruikelijk: in het zakenleven is een betaaltermijn van 14, 30 dagen of meer de normale afspraak. Vrijwel geen enkel bedrijf betaalt facturen op de dag van ontvangst, en leveranciers rekenen daar ook op.

Door bewust een vaste termijn te hanteren, hoef je niet bij elke binnenkomende factuur meteen in actie te komen. Je bundelt het betalen tot vaste, voorspelbare momenten, bijvoorbeeld één keer per week alles doorlopen in Stan en een SEPA-bestand klaarzetten, in plaats van steeds losse, gehaaste betalingen te doen zodra er iets binnenkomt. Dat geeft je ook de tijd om rustig te controleren of een bedrag of rekeningnummer klopt, en om een fout in een factuur te ontdekken vóórdat het geld al weg is. Alles meteen afhandelen voelt misschien alsof je "bijblijft", maar geeft in de praktijk vaak juist meer onrust: steeds kleine beslissingen onder tijdsdruk, in plaats van één rustig moment waarop je alles overziet.

Ga naar het tabblad Overzicht Facturen. Bovenaan staat het formulier "Nieuwe factuur":

Leverancier: kies een leverancier die je al eerder hebt ingevoerd, of kies "+ Nieuwe leverancier…". Kies je een bestaande leverancier, dan vult de app automatisch de naam en het IBAN in. Kies je "Nieuwe leverancier…", dan vul je zelf in:

Naam: hoe je de leverancier noemt of herkent (bijv. "Sonja"). Dit is wat je overal in Stan ziet.
IBAN leverancier: het rekeningnummer waar het geld naartoe moet; wordt gecontroleerd op geldigheid.
Rekeningnaam (t.n.v.): optioneel, alleen invullen als de naam op de bankrekening afwijkt van de naam hierboven.

Daarna vul je nog in: Bedrag, Kenmerk (bijv. het factuurnummer), eventueel een Notitie, en de Factuurdatum.

Klik op "Toevoegen". De betaaldatum wordt automatisch berekend (op basis van je betaaltermijn-instelling) en de factuur verschijnt in de juiste week. Klopt er iets niet? Klik op het potloodje (✎) om te bewerken, of schuif de factuur met de pijltjes naar een week eerder of later.

Ga naar Overzicht Vaste Lasten en vul het formulier bovenaan in: naam, eventueel een label, bedrag, eventueel een notitie, en de datum waarop de eerste incasso of betaling valt. Klik op "Toevoegen".

Een vaste last herhaalt daarna automatisch elke maand met hetzelfde bedrag. Je hoeft 'm dus maar één keer in te voeren. Wil je 'm voor één specifieke maand aanpassen (ander bedrag, of die maand overslaan), gebruik dan het potloodje bij die maand: dat raakt de andere maanden niet.

Dat zijn eigenlijk twee verschillende dingen. Naam is hoe jij de leverancier noemt of herkent, bijvoorbeeld de voornaam van iemand die voor je werkt. Dat is wat je overal in de app ziet.

Rekeningnaam is de officiële tenaamstelling van de bankrekening, en wijkt soms af (bijv. naam "Sonja", rekeningnaam "S. Jansen Schoonmaak B.V."). Banken controleren bij een SEPA-betaling nogal eens of de meegestuurde naam bij de rekeninghouder past, dus voor het betaalbestand is de juiste officiële naam belangrijk. Vul je geen rekeningnaam in, dan wordt gewoon de gewone naam gebruikt.

Dat hoeft niet. Een label is optioneel. Het is een zelfbedachte categorie voor je vaste lasten, bijvoorbeeld "Huisvesting", "Personeel" of "Abonnementen". Het label wordt gebruikt in de taartgrafiek op het Dashboard, zodat je in één oogopslag ziet waar je vaste kosten aan opgaan. Zonder label telt een vaste last gewoon mee onder "geen label".

De betaaltermijn bepaalt hoe de betaaldatum wordt berekend vanaf de factuurdatum. Niet elke leverancier of afspraak werkt hetzelfde: sommigen hanteren precies 4 weken (28 dagen), anderen een kalendermaand (die per maand 28 tot 31 dagen kan duren).

Je stelt dit één keer in voor nieuwe facturen. Via "Betaaldata herberekenen" kun je ook bestaande facturen in één keer laten aanpassen aan de instelling die op dat moment actief is.

Een SEPA-bestand is een standaardbestand dat banken gebruiken om meerdere overboekingen in één keer te verwerken. In plaats van elke factuur los over te maken, zet je met dit bestand in één keer een heel "betaalbestand" klaar, dat je vervolgens zelf bij je bank uploadt.

Zo maak je er een:

1. Vink in Overzicht Facturen de facturen aan die je wilt betalen.
2. Onderaan verschijnt een balk met het totaalbedrag. Optioneel stel je daar één betaaldatum in die voor alle geselecteerde facturen geldt (leeg = elke factuur gebruikt zijn eigen betaaldatum).
3. Klik op "Exporteer SEPA-betaalbestand". De eerste keer vraagt de app naar je eigen bedrijfsnaam en IBAN, dat hoeft daarna niet meer.
4. Er wordt een bestand gedownload. Dat upload je zelf bij je bank (meestal onder iets als "betaalbestand verwerken").
5. Je bank laat je de betalingen controleren en autoriseren. De app betaalt zelf nooit iets, jij houdt altijd de laatste controle en klik.

Facturen zonder geldig IBAN kunnen niet mee in het betaalbestand; die zie je apart genoemd staan zodra je een selectie maakt.

Na het exporteren zet Stan de geselecteerde facturen automatisch op status Ingepland. De aanname is dat je het bestand ook echt bij je bank gaat uploaden. Zodra de betaaldatum is aangebroken, verandert de status vanzelf in Voldaan. Blijkt een betaling toch niet doorgegaan (bijv. je hebt het bestand niet geüpload), dan zet je de status gewoon zelf terug naar "Open".